Privacyverklaring

Over wie dit gaat

ProTrace is een zakelijke dienst voor ritregistratie en het volgen van voertuigen. Je gebruikt de app en het platform omdat je werkgever of opdrachtgever (onze klant) ProTrace afneemt, en je logt in met een account dat je van hen krijgt. Zelf een account aanmaken kan niet.

ProTrace is een handelsnaam van StorkPro B.V., Curieweg 6 B, 2408 BZ Alphen aan den Rijn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42048591. Vragen: info@protrace.nl.

Wie er verantwoordelijk is

Voor de gegevens over voertuigen, ritten en bestuurders is de klant (je werkgever) de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens in hun opdracht, volgens een verwerkersovereenkomst. Je werkgever bepaalt dus wat er wordt vastgelegd en wie het mag zien, binnen de grenzen van de wet en van die overeenkomst.

Welke gegevens

• Locatie en ritten van het voertuig. Het kastje in de auto stuurt de positie, snelheid, kilometerstand en het contact door. Daaruit maken wij de ritten, met vertrek, bestemming, afstand en route. De app vraagt de locatie van je telefoon niet.
• Het karakter van een rit (zakelijk, privé of woon-werk) en wie er reed, als je werkgever bestuurdersherkenning gebruikt. Elke wijziging wordt vastgelegd met wie het deed en wanneer, zodat de rittenadministratie klopt.
• Rijgedrag (hard remmen, optrekken, scherpe bochten), als je werkgever dat heeft aangezet.
• Je account: naam, e-mailadres, rol en rechten, en een logboek van inloggen en wijzigingen. Je wachtwoord bewaren we alleen versleuteld (als hash).
• Je toestel: een aanmelding per telefoon, zodat een kwijtgeraakte telefoon kan worden uitgeschakeld. Zet je meldingen aan, dan ook een pushcode van Google (Android) of Apple (iPhone) om je een melding te kunnen sturen.

Privéritten

Een rit die als privé is gemarkeerd, is van de bestuurder zelf. Je werkgever ziet dan dat er een privérit was en hoeveel kilometer, maar niet waar je was, tenzij iemand bij je werkgever daar uitdrukkelijk recht op heeft gekregen. Elke keer dat zo iemand een privérit inziet, wordt dat vastgelegd met een reden, en je ziet dat zelf terug in de app.

Waarvoor

Alleen om de dienst te leveren: de kaart, de rittenadministratie (ook voor de Belastingdienst, zoals de bijtelling), meldingen en rapporten voor je werkgever. Geen advertenties, geen profilering voor andere doelen, en we verkopen of verhuren niets.

Wat er op je telefoon staat

De app bewaart je sessie, een kopie van wat je het laatst zag (zodat hij ook zonder bereik iets laat zien) en wijzigingen die nog verstuurd moeten worden. Uitloggen wist de kopie. Er zit geen analyse- of advertentiesoftware van andere partijen in de app.

Wie het verder ziet

Binnen je werkgever: wie daar de rechten voor heeft. Bij ons: alleen medewerkers die het nodig hebben voor ondersteuning, en elke keer dat een medewerker meekijkt, ziet je werkgever dat met de reden erbij. Daarnaast schakelen we partijen in die in onze opdracht werken: voor de hosting en de database, de reservekopieën (beide binnen de Europese Economische Ruimte), het ontvangen van de berichten van de kastjes, het versturen van e-mail, en, als je meldingen aanzet, Google en Apple voor het afleveren daarvan.

Beveiliging

Alle verkeer tussen de app en ons loopt versleuteld (https). Gegevens van verschillende klanten zijn in de database van elkaar gescheiden. Medewerkers van ProTrace loggen in met tweestapsverificatie.

Hoe lang

Standaard zeven jaar, want een rittenregistratie hoort bij de administratie en valt onder de fiscale bewaarplicht. Je werkgever kan dat anders instellen, en voor locaties van privéritten kan een kortere termijn gelden. Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

Wat je kunt vragen

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht van je gegevens. Omdat je werkgever de verwerkingsverantwoordelijke is, ga je daarvoor eerst naar hen. Kom je er niet uit, of wil je dat wij helpen, mail dan naar info@protrace.nl; we sturen je verzoek door of handelen het samen met je werkgever af. Een account verwijderen kan je werkgever zelf, of wij op verzoek. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets aan wat we verwerken of aan wie het ziet, dan passen we deze verklaring aan. Laatst bijgewerkt op 30 september 2026.

In short (English)

ProTrace is a business service for vehicle tracking and trip logging, used through your employer. The app does not access your phone's location; vehicle positions come from a tracker in the vehicle. We process vehicle location and trips, your account details (name, e-mail, role) and a device registration, only to provide the service, on behalf of your employer under a data processing agreement. No ads, no analytics, no selling of data. Data is encrypted in transit and kept seven years by default (tax record-keeping). For access or deletion requests contact your employer or info@protrace.nl. Controller for vehicle and driver data: your employer. Processor: StorkPro B.V., Curieweg 6 B, 2408 BZ Alphen aan den Rijn, the Netherlands.